{"id":2656,"date":"2021-02-12T01:00:02","date_gmt":"2021-02-12T06:00:02","guid":{"rendered":"https:\/\/www.itechsas.com\/blog\/?p=2656"},"modified":"2021-02-12T09:04:05","modified_gmt":"2021-02-12T14:04:05","slug":"actualizacion-de-bases-de-datos-oportunidad-de-mejora-y-diferenciacion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.itechsas.com\/blog\/proteccion-de-datos\/actualizacion-de-bases-de-datos-oportunidad-de-mejora-y-diferenciacion\/","title":{"rendered":"Actualizaci\u00f3n de bases de datos, oportunidad de mejora, diferenciaci\u00f3n o Amenaza"},"content":{"rendered":"\n

La nueva normalidad o realidad que nos trajo el Covid 19, hizo que la cantidad de empresas digitales sea mayor <\/strong>y la experiencia con los usuarios mas exigente, generando muchas oportunidades de relacionamiento, posicionamiento, nuevos proyectos de innovaci\u00f3n y crecimiento en ventas, donde gigantes tecnol\u00f3gicos como Microsoft, Google, Amazon, Facebook o Netflix han cambiado la forma de explotar la informaci\u00f3n almacenada en su base de datos de clientes<\/strong> y que para las peque\u00f1as y medianas empresas, estos cambios trae nuevos retos y riesgos asociados a la seguridad y protecci\u00f3n de los datos personales<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Uno de los grandes retos es el correcto manejo y tratamiento de datos e informaci\u00f3n sensible por medio de aplicaciones m\u00f3viles<\/strong> que con el trabajo desde casa genera sensaciones de privacidad, aumentando los riesgos al usar equipos y aplicaciones inseguras<\/strong>, sistemas operativos obsoletos adem\u00e1s del uso de servicios gratuitos<\/strong> que para sostenerse, venden los datos de las tendencias y los comportamientos del usuario a empresas que buscan la venta de sus bienes y servicios.<\/p>\n\n\n\n

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Esta claro que dentro de una empresa, las \u00e1reas o departamentos se benefician de tener acceso a las base de datos de clientes, proveedores, empleados etc. Por ejemplo las empresas que aprovechan la informaci\u00f3n de sus clientes, pueden crear una relaci\u00f3n m\u00e1s personal y abrir nuevas v\u00edas de comunicaci\u00f3n que pueden ser m\u00e1s efectivas, personalizando los mensajes para tener una comunicaci\u00f3n mas asertiva y de valor.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Una forma de reunir m\u00e1s informaci\u00f3n sobre los clientes es haci\u00e9ndoles preguntas o encuestas. El problema es que muchos usuarios no conf\u00edan en dar sus datos sin obtener nada a cambio. La \u00fanica forma de lograr que los compartan es a trav\u00e9s de una experiencia de usuario fant\u00e1stica<\/strong> que les proporcione beneficios tangibles a cambio de la participaci\u00f3n y, asimismo, darles la seguridad de que esa informaci\u00f3n sensible se utilizar\u00e1 de manera responsable.<\/strong><\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

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No obstante, el buen manejo de la informaci\u00f3n y los datos personales<\/strong> trae efectos positivos en la transformaci\u00f3n digital y productiva de las empresas, aprovechando el crecimiento del comercio electr\u00f3nico y los servicios virtuales al proteger los datos personales de sus usuarios como garant\u00eda de relaciones comerciales que minimicen incidentes digitales<\/strong> y eviten la vulneraci\u00f3n de sus derechos, lo cual tambi\u00e9n les permitir\u00e1 implementar campa\u00f1as de mercadeo en un \u00e1mbito de autorizaci\u00f3n y confianza.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Es necesario que las empresas implementen mecanismos y protocolos que generen seguridad <\/strong>y eviten la perdida de datos y la suplantaci\u00f3n de identidad en los procesos de compra y venta, de tal manera que se d\u00e9 aplicaci\u00f3n a los principios que pide la ley de protecci\u00f3n de datos personales y se considere el\u00a0cumplimento normativo como una oportunidad de mejora y diferenciaci\u00f3n,<\/strong>\u00a0y no como una imposici\u00f3n legal, que le permita a la empresa cumplir con sus objetivos comerciales previniendo ser objeto de auditorias<\/strong> <\/a>por parte de la SIC que pueden derivar en sanciones <\/strong><\/a>econ\u00f3micas a la empresa.<\/p>\n\n\n\n

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De acuerdo con la Resoluci\u00f3n 003 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio<\/a>, las empresas Colombianas que reportar\u00f3n sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD<\/strong>), deben actualizar dicho registro cada a\u00f1o como se indica a continuaci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n

  1. Dentro de los primeros diez (10) d\u00edas h\u00e1biles de cada mes<\/strong> durante el a\u00f1o, cuando se realicen cambios sustanciales<\/strong> en la informaci\u00f3n reportada.<\/li>
  2. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo<\/strong>.<\/li>
  3. Dentro de los quince (15) primeros d\u00edas h\u00e1biles de los meses de febrero y agosto de cada a\u00f1o<\/em><\/strong>, por reclamos presentados<\/strong> por los Titulares.<\/li>
  4. Reporte de incidentes de Seguridad<\/strong> que se debe hacer dentro de los quince (15) d\u00edas h\u00e1biles posteriores<\/strong> al momento en que se detecta el incidente.<\/li>
  5. Por creaci\u00f3n de nuevas bases de datos<\/strong> se deben reportar dentro de los dos (2) meses siguientes<\/strong> a su creaci\u00f3n.<\/li><\/ol>\n\n\n\n

    Actualizaci\u00f3n de cambios generales y sustanciales:<\/h3>\n\n\n\n

    Es de tener en cuenta que la actualizaci\u00f3n del RNBD, es con el objetivo de mantener informada a la SIC de los cambios que han tenido las bases de datos con datos personales<\/strong> que est\u00e1n en poder de los responsables, estos cambios debe quedar reflejado en la actualizaci\u00f3n. En el caso de que las bases no tengan cambios en su estructura o numero de registros, de igual forma se debe reportar al RNBD para cumplir con lo exigido por la ley 1581.<\/p>\n\n\n\n

    En la nueva normalidad las empresas que est\u00e1n en el proceso de transformaci\u00f3n y mejora continua, deben estar revisando sus procesos, procedimientos, riesgos y medidas de seguridad para respaldar y garantizar lo que dicen sus pol\u00edticas, pero sobre todo para proteger el activo mas valioso<\/strong>, los datos personales y la informaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Es por esto que muchos de estos cambios son considerados sustanciales y de mucha importancia informarlos a tiempo a la SIC para demostrar compromiso, gesti\u00f3n y responsabilidad, lo que significa dedicaci\u00f3n, tiempo, organizaci\u00f3n y trabajo por parte del oficial de protecci\u00f3n de datos y el comit\u00e9 encargado.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    Cambios sustanciales:<\/h4>\n\n\n\n

    Los cambios sustanciales est\u00e1n referenciados en la ley de la siguiente forma:<\/p>\n\n\n\n

    1. Cambios en la finalidad de la base de datos objeto del tratamiento.<\/li>
    2. Cambios de Encargado del Tratamiento de datos personales, estos se dan por proveedores nuevos que contrate la empresa.<\/li>
    3. Cambios a los canales de atenci\u00f3n al Titular para atender consultas, quejas o reclamos.<\/li>
    4. Cambios derivados de la clasificaci\u00f3n o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos.<\/li>
    5. Cambios asociados a las medidas de seguridad de la informaci\u00f3n implementadas, controles t\u00e9cnicos y procedimentales.<\/li>
    6. Cambios a la Pol\u00edtica de Tratamiento y privacidad de la Informaci\u00f3n.<\/li>
    7. Cambios relacionados por transferencia y transmisi\u00f3n internacional de datos personales.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
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      El cumplimiento de la ley, no es contar solamente con la pol\u00edtica o manual, sino ejecutar todos los requisitos de una forma practica, operativa y real en la empresa, lo cual reflejara una cultura de seguridad y confianza para los titulares que entregan sus datos personales y para SIC, una labor bien realizada.<\/strong><\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

      Reporte de reclamos:<\/h3>\n\n\n\n

      Los reclamos presentados por los titulares de los datos personales se deben reportar hasta el 19 de febrero de 2020<\/strong>. Despu\u00e9s de realizar el reporte de reclamos al RNBD, se generara el radicado respectivo. Si no hay reclamos presentados, se deber\u00e1 dejar constancia del reporte realizado.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      Nota<\/strong>: Es importante tener en cuenta que cada actualizaci\u00f3n que se realice al registro RNBD, debe contar con un documento que respalde<\/strong> dicha acci\u00f3n, con el fin de documentar el procedimiento y la gesti\u00f3n <\/strong>realizada, de manera que en caso de alg\u00fan incidente, revisi\u00f3n o auditoria de la SIC quede la trazabilidad y permita tener un soporte del proceso operativo de control que fue realizado y a la vez pueda ser usado para demostrar cumplimiento de la ley y gesti\u00f3n a la gu\u00eda de responsabilidad demostrada.<\/span><\/p>\n\n\n\n

      Reporte de incidentes:<\/h3>\n\n\n\n

      Si la empresa no esta obligada a realizar la actualizaci\u00f3n del registro RNBD y se presenta alg\u00fan incidente de seguridad, debe informar<\/strong> igualmente <\/strong>por medio de un canal o correo que ofrece la SIC para el reporte del incidente presentado. <\/p>\n\n\n\n

      Las medidas de seguridad efectivas parten de un an\u00e1lisis de vulnerabilidades y riesgos de la informaci\u00f3n que usa la empresa, teniendo claro que no podemos confiarnos y subestimar el alcance de los ciberdelincuentes.<\/strong><\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

      Como vemos, la actualizaci\u00f3n de bases de datos al RNBD si esta obligado o no, es una oportunidad de mejora y diferenciaci\u00f3n que le dar\u00e1 a la empresa un estado de cumplimiento con la ley protecci\u00f3n de datos y tranquilidad de tener un sistema mas organizado y estructurado con niveles de seguridad que le permitir\u00e1n seguir creciendo en un proceso de transformaci\u00f3n y productividad.<\/p>\n\n\n\n

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      <\/p>\n\n\n\n